基本建设工程档案资料管理制度

原  则

第一条 为了规范对基建档案资料的收集整理和管理工作，有效地保护和利用档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014、教育部《普通高校档案工作管理办法》、学校《基本建设管理办法》以及相关档案管理的规定，特制定本制度。

第二条 基建科档案资料是指在基建科管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、影像、数据、光盘、磁盘、磁带等不同载体的文件材料或记录，包括：决策立项文件、建设规划用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件，工程招投标及承包合同文件、开工文件、商务文件、施工资料文件、工程竣工备案文件等。

 第三条 工程档案资料的形成应符合国家相关法律法规、工程质量验收标准和规范、工程合同和设计文件要求。

  第四条 工程档案资料应为原件，应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。

第五条 工程档案资料应真实、准确、齐全，与工程实际相符合。对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失，应按有关规定予以处理；清洁严重者，应依法追究责任；

  第六条 资料管理工作是基建科各管理岗位的重要基础工作之一，资料材料的形成、收集、整理、归档工作应列入各岗位有关人员的工作职责，实行由各岗位工作人员分类、梳理归档管理制度。

第七条 工程项目竣工验收前，国资基建处基建科应请当地城建档案管理机构对施工资料进行预验收，预验收合格后方可竣工验收。

第八条 工程项目相关资料管理应采取一定的经济制裁措施，坚持工程决算支付财务会签制度，在支付决算款之前，相关档案资料应交付至基建科资料管理人员处，未经资料管理人员及项目负责人签字认可，不得进行财务决算支付。

档案资料的形成和相关工作人员职责

第九条 任何个人在从事基建科基建工作的管理过程中形成的，属归档范围内的、各种载体的材料均属单位所有，必须按规定向基建科资料管理员移交，集中管理，个人不得据为已有.该项工作应纳入各岗位人员的职责范围，成为检查考核工作职责履行的内容之一。

第十条 各管理岗位负责本岗位资料的收集整理工作。从每项工作开始起，按工作程序逐步形成、积累文件材料，在工作结束时，按归档要求进行整理、立卷，经项目负责人审查合格后交档案管理人员归档管理。

第十一条 档案管理人员资料管理

1、负责上级部门文件及资料的接受、收集、积累、整理和组卷、归档移交、保护和提供利用等管理工作。保证归档文件资料收集、齐全、准确、系统、及时。

2、坚持平时预立卷制度，根据本单位情况，制定预立卷类目，合理分类存放，便于利用和组卷。

3、归档案卷符合国家有关规范标准要求，做到组卷合理，案卷题名简明准确，目录清楚，项目完整，页码准确，书写工整，便于检索。

4、加强与学校档案管理部门的联系，及时将完整资料移交档案馆，接受学校档案管理部门的监格、检查和业各指导。做好档案资料的安全和保密工作。加强档案政策和业务知识的学习，忠于职守，准守纪律。

5、加强与城建档案管理部门的联系，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

文件材料的立卷和归档

第十二条 实行由文件材料形成岗位提供文件材料并立卷，档案管理人员统一组卷和编目、并按要求归档的制度。文件材料整理立卷后，由立卷人向科室的档案管理人员移交。档案人员进行案卷整理后，需要向学校档案室移交归档的，应编制移交清单，一般应在工作完成后两个月内归档；不需向档案室移交、仅在科室内部保存的，由档案管理员保存。

第十三条 立卷的基本要求

1、卷内文件应采用耐久性强的书写材料。

1、卷内文件材料按重要程度或文件形成的时间，系统地排列。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

2、会议文件，按会议的名称、届次组合。

3、统计、报表、名册按分类名称和年份组合。

4、立卷时要去除文件材料上的金属物，圆珠笔书写的材料，需复印后附在原件后面。

第十四条 归档要求

1、按有关规范进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

2、建设项目以项目为单位，同一项工程的资料都集中在一起，这样能够反映该项目工程的全貌。

3、全部案卷组成后，要对案卷作统一的排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

档案的保管和利用

第十五条 资料管理人员要熟悉各岗位应归档的资料，对收集的资料要及时清理归档。资料管理人员在每年年终对档案资料的数量、保管等情况进行一次清理检查，发现问题要及时采取补救措施，确保档案安全。

第十六条 资料管理员要做好资料防火、防潮、防尘、防水、防虫等工作。

第十七条 已失效的档案应进行销毁。销毁档案资料要经过认真鉴定，确定销毁的档案资料必须列册登记，经基建科领导审批后销毁。销毁档案资料时，应指派专人监督。

第十八条 借阅档案必须办理借阅登记，借阅期限不超过两周，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
    第十九条 借用的档案交还时必须当面点交清楚。借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与机密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借、破坏或遗失档案，发现以上情况应立即上报基建科领导并追究当事人的责任。

第二十条 外单位借阅档案必须持单位介绍信，经国资基建处领导签字同意后方可借阅。

资料室管理制度

第二十一条 档案室(资料室)门钥匙由档案管理人员专人管理，未经许可，任何人不得进入资料室。

第二十二条 档案室(资料室)的资料由基建科指定的专人负责收集、分类、整理和管理。

第二十三条 基建科档案管理人员负责对各种资料分类后按重要程度加强管理，重要资料必须放入铁皮柜中锁好，并做好保密工作。负责做好安全防火工作，配置好灭火器材。

第二十四条 工程竣工资料、结算资料的核对、审验，先由现场代表、项目负责人核对其真实性、完整和准确性后签字认可，再由预结算人员审验其经济结算资料的完整性和合法性并签字认可，最后由基建科、国资基建处领导审验其完整性和合法性并签字认可归档，并由档案管理人员签收。

第二十五条  基建科负责定期将整理好的资料移交校档案馆。

第二十六条 本办法最终解释权归国资基建处基建科。

第二十七条 本办法自公布之日起实施。

                         四川农业大学 国资基建处 基建科

                                      2021年6月